Tietoturvallisuus / tietosuojaseloste

Rekisterin nimi: Connect Services Oy asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä: Connect Services Oy, y-tunnus  1103249-9
Kivenlahdentie 7, 02320 Espoo
puhelin 09-412 66777
sähköposti:

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö:
Arno Martin, Toimitusjohtaja

Henkilötietojen käsittely, tarkoitus ja oikeusperusteet:

Connect Services Oy:n toiminnassa yritys- ja yksityisasiakkaan sekä yhteyshenkilöiden yhteystietoja kerätään yrityksen taloushallintajärjestelmään (HansaWorld asiakasrekisteri) perustuen asiakkaalta saatuihin tarjouspyyntöihin tai yhteydenottoihin. Tarjouspyynnöt/yhteydenotot vastaanotetaan joko sähköpostitse, yrityksen verkkosivuilla olevalla yhteydenottopyyntö-toiminnolla, puhelimitse tai asiakastapaamisen perusteella.

Pyytäessään tarjousta tai tilatessaan tuotteita asiakas hyväksyy tietojensa lisäämisen Connect Services Oy:n asiakasrekisteriin.

Rekisterin tietosisältö:

Nimi, osoite, postinumero- ja toimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä yritysasiakkaissa yrityksen nimi että mahdollinen kontaktihenkilö yrityksessä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot lisätään, kun asiakassuhde on luotu tuotteiden myynnin/tarjouspyyntöjen yhteydessä. Verkkosivujen "pyydä tarjous/ota yhteyttä" - "pyydä tarjousta tästä tuotteesta" toiminnoilla asiakkaan yhtiölle lähettämät kontaktitiedot välittyvät sähköpostitse myyjille, jonka jälkeen myyjät ovat yhteydessä asiakkaaseen täydentääkseen asiakasrekisteriin tarvittavat tiedot esim. tarjousta varten. 

Tietojen käyttäminen, siirtäminen ja vastaanotto

Tietoja käytetään sisäiseen tilastointiin sekä asiakaskontakteihin, kuten esim. uusien tuotteiden markkinointiin. Kirjanpidon yhteydessä tarvittavista henkilötiedoista on laadittu erillinen sopimus ja kirjanpitäjä on sitoutunut rekisterinpitäjän ohjeisiin ja salassapitovelvollisuuteen. 

Connect Services Oy ei luovuta tietoja asiakasrekisteristään kolmansille osapuolille, jollei asiakas sitä erikseen pyydä.

Tietoja ei koskaan luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteri on osa HansaWorld ohjelmistoa, jolla yritys hoitaa varastonhallinnan, laskutuksen ja myynnin.

Asiakasrekisterin (HansaWorld) tiedot sijaitsevat palvelua tarjoavan yrityksen pilvipalvelimella.

Käyttäjätunnukset asiakasrekisterin (HansaWorld) käyttämiseen ovat yhtiön toimitusjohtajalla, myyjillä/huoltohenkilökunnalla sekä kirjanpitäjällä.

Asiakasrekisterin käyttämisen tarvittavien käyttäjätunnusten (HansaWorld) hallinnasta vastaa yrityksen toimitusjohtaja Arno Martin.

HansaWorld ohjelmiston sekä siihen liittyvän pilvipalvelimen tietoturvasta vastaa palvelua tarjoava yritys HansaWorld. 

Connect Services Oy:n verkkosivut sijaitsevat yrityksen omissa tiloissa sijaitsevalla palvelimella. Verkkosivujen kautta asiakkaan on mahdollista pyytää tarjouksia ja/tai lähettää kontaktipyyntö yrityksen myyntiosastolle.

Verkkosivuille asiakkaan syöttämät kontaktitiedot häviävät automattisesti kontaktipyynnön/tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen, eikä ko. tietoja tallenneta verkkosivujen järjestelmään.

Connect Services Oy:n omilla palvelimilla taikka verkkosivuilla ei säilytetä asiakasrekisterin tietoja tai kopioita asiakasrekisteristä. 

Kaikki verkkosivuilta luettu tai sinne syötetty tieto on turvattu SSL-salauksella ja sertifioidulla SSL-sertifikaatilla.

Palvelimen/verkkosivujen data varmuuskopioidaan automaattisesti kahteen eri kohteeseen ja palvelin on palomuurilla suojattu.

Palvelimen/verkkosivujen tietoturvasta, käyttäjätunnuksista sekä ylläpidosta vastaa yrityksen tietosuojavastaava Joni Bäcklund.  

Tietojen/asiakasrekisterin käsittelyssä hyödynnetään teknistä tietosuojaa ja salasanasuojausta, joilla huolehditaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapito- velvollisuuden alaisia ja/tai ovat allekirjoittaneet asiaa koskevan vaitiolositoumuksen (työsopimus).

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Connect Services Oy

Kivenlahdentie 7

02320 Espoo

tai sähköisesti osoitteeseen:

Tarkistuspyyntöön vastataan viimeistään 1kk sisällä pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista tai tietojen kokonaan poistamista.  Korjaus- tai poistovaatimus on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla kirjeitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti.

Tiedot poistetaan/korjataan viimeistään 1kk sisällä pyynnön vastaanottamisesta.

 

Espoossa 25.5.2018

Connect Services Oy / Arno Martin